Qu’est-ce qu’une action ?

Action

Une action est menée pour atteindre un objectif, avec un responsable d’action. Une action peut être rattachée à plusieurs plans ou programmes. Une action porte des indicateurs, des attributs, ainsi qu’un tableau de bord de suivi.

Une action peut être ajoutée dans :

• un plan Actions du plan
• un programme Actions du programme
• une campagne Gérer une campagne de collecte…
• un fichier d’import des actions Importer des actions

Liste des actions

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Droits potentiellement requis :

• Consulter une action
• Créer une action
• Modifier une action
• Supprimer une action
• Utiliser une action

Voici la liste des actions possibles sur la liste des actions :

Trouver une action parmi la liste

Filtrer Ce bouton permet d’appliquer un filtre (déjà enregistré) ou des Critères de filtres afin de trouver plus facilement ce que vous cherchez. Ces critères de filtre diffèrent d'un écran à un autre. Cela permet d’afficher uniquement certaines informations, notamment dans les listes.

En savoir plus :

Naviguer dans l’application - Informations sur les types de filtres Naviguer dans l’application - Enregistrer un filtre Naviguer dans l’application - Partager un filtre Naviguer dans l’application - Mettre à jour un filtre

Trier Permet de trier les colonnes dans un ordre ascendant ou descendant en cliquant sur le nom de la colonne, pour afficher plus facilement les éléments souhaités. Cliquez sur une en-tête de colonne en maintenant ⇧ Shift pour ajouter d’autres tris. Exemple : tri 1 sur les statuts, puis tri 2 sur les priorités, et tri 3 sur le libellé.

Rechercher dans la liste Vous pouvez rechercher un objet dans une liste facilement via ce bouton. Saisissez le nom du programme, plan, action… recherché ou un mot-clé, et les objets correspondants seront les seuls affichés dans la liste.

Supprimer une action

Supprimer Permet de supprimer un élément de l’application. Attention, la suppression d’un élément et de ses données est définitive. La suppression peut être effectuée sur un ou plusieurs éléments à la fois, selon les écrans. Cette action est le plus souvent soumise à un droit de suppression. Droits

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Suivre le pas à pas : Supprimer une action

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Droit requis : Supprimer une action

Exporter en csv

Exporter en csv

Permet d’exporter les informations d’un ou plusieurs objets en un fichier .csv

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Suivre le pas à pas : Exporter des actions

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Droit requis : Consulter une action

Enregistrer comme modèle

Enregistrer comme modèle Permet d’enregistrer un objet en tant que modèle. Les modèles peuvent être visibles dans les listes d’objet (plan, indicateur, action…) grâce à un filtre spécifique. Les modèles sont utiles pour créer de manière plus rapide et plus complète un objet avec des informations pré-remplies.

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Attention : si un plan, une action ou un programme sont transformés en modèle, alors leurs indicateurs locaux seront supprimés.

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Suivre le pas à pas : Naviguer dans la liste des actions - Enregistrer une action comme modèle

Modifier l’affichage de la liste

Changer d’affichage Permet de changer la visualisation de la liste : les éléments affichés seront différents (ajout ou déplacement de colonnes par exemple).

Gérer les colonnes Permet d’ajouter ou de retirer de nouvelles colonnes dans la liste. Les colonnes que l’on peut afficher sont les niveaux hiérarchiques Hiérarchies ainsi que les attributs paramétrés comme critères de recherche. Attributs d’actions Attributs d’indicateurs Attributs de programmes et de plans Attributs de campagnes. Il est possible de rechercher facilement une colonne à afficher. Deux choix sont possibles pour changer l’affichage :

• Modifier l’affichage pour modifier l’affichage sélectionné. Chaque personne utilisant cet affichage verra donc les modifications apportées.
• Créer un nouvel affichage afin de distinguer ce nouvel affichage des autres. Il vous suffit de lui donner un nom, et de définir si cet affichage sera public (tout le monde peut sélectionner cet affichage) ou non (vous seul pourrez voir cet affichage).

Afficher plus d’éléments Vous pouvez définir le nombre d’éléments affichés dans une liste tout en bas de celle-ci. Choisissez si vous souhaitez afficher 10, 25, 50, 100 ou 200 éléments sans changer de page.

Le nombre de pages d’une liste s’affiche en bas de l’écran. Vous pouvez naviguer d’une page à une autre facilement via les flèches ou via les numéros de page.

Mettre à jour en masse

Mettre à jour

Permet de mettre à jour plusieurs objets à la fois.

Sélectionnez vos objets (actions, plans…), choisissez les champs à modifier, et enregistrez.

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Suivre le pas à pas : Naviguer dans la liste des actions - Mettre à jour plusieurs actions

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Droit requis : Modifier une action

Générer une fiche de synthèse

Générer une fiche de synthèse

Ce bouton permet de créer une fiche de synthèse pour un ou plusieurs objets. Il faut auparavant avoir des modèles de fiches de synthèse sur votre plateforme.

Utiliser les fiches de synthèse (Word et Powerpoint)

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Suivre le pas à pas : Générer une fiche de synthèse

Création d’une action

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Droits requis :

• Consulter un gabarit d'action
• Créer une action

1. Choix ou non d’un modèle d’action
2. Choix de saisie de ces champs :

‣

Libellé

‣

Code

‣

Suivi

‣

Description

‣

Date de début

‣

Date de fin

‣

Statut

3. Choix d’indicateurs à ajouter à l’action
4. Choix d’une ou plusieurs dépendances hiérarchiques

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Suivre le pas à pas : Créer une nouvelle action

Modification d’une action

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Droit requis : Modifier une action

Une action se décompose en plusieurs onglets.

L’en-tête de l’action permet de modifier l’icône, mais aussi le Libellé et le Code de l’action.

Commenter Permet d’ajouter des commentaires sur un objet. Vous pouvez ajouter du texte, un lien, etc. Il est possible de répondre à un commentaire, ou d’y ajouter une réaction emoji. Vous pouvez mentionner (avec @) l’un de vos collaborateurs. Ce collaborateur pourra recevoir une notification suite à une mention dans un commentaire (selon ses préférences). Par défaut, tout le monde peut mentionner tous les utilisateurs de la plateforme.

Voir l’historique

Permet de voir les actions précédemment réalisées : mise à jour de données, ajout d’un attribut, création, par quel utilisateur et à quel moment. Il est possible de filtrer sur ces données pour retrouver facilement une information.

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Suivre les pas à pas : Modifier une action Modifier les tableaux de bord de l’action Modifier les détails de l’action Modifier les indicateurs de l’action Modifier la liste des tâches de l’action

Onglet Tableaux de bord

Il est possible de modifier le tableau de bord affiché ainsi que les widgets.

Onglet Détails

Voici les champs à modifier dans l’onglet Détails :

‣

Suivi

‣

Description

‣

Date de début

‣

Date de fin

‣

Statut

Il est également possible de modifier d’autres champs ou rôles, selon ce que vous avez ajouté aux sections de l’action.

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Seuls les attributs qui ont le champ Critère de recherche paramétré comme Oui pourront être ajoutés dans une section.

Vous pouvez ajouter des documents dans une section documents.

Les formats acceptés sont : xls, xlsx, ppt, pptx, doc, docx, odt, ods, odp, png, jpeg, jpg, gif, mp4, mp3, txt, csv, pdf, webp, md

Onglet Indicateurs

Dans cet onglet vous pouvez ajouter, retirer ou modifier les indicateurs et métriques ajoutés à l’action. Vous pouvez saisir des valeurs pour les différentes représentations ou même importer les valeurs pour les indicateurs.

Les valeurs saisies depuis une carte indicateur sont mises à jour immédiatement dans le tableau des valeurs de l’indicateur, et inversement. Le badge d’avancement est aussi actualisé directement en fonction de la valeur, s’il fait partie du calcul d’avancement.

Onglet Liste de tâches

Cet onglet permet de lister différentes choses à propos de votre action, et de les cocher au fur et à mesure.